INFORMATIVA PRIVACY
Rome University of Fine Arts
Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”)
La presente informativa descrive le modalità di trattamento dei dati personali degli studenti iscritti (“Studenti”), dei potenziali studenti o di qualunque soggetto che abbia mostrato interesse nei prodotti o servizi offerti da Rome University of Fine Arts (“Potenziali Studenti”) (di seguito, congiuntamente gli “Interessati”).
I dati personali degli Interessati vengono raccolti da Rome University of Fine Arts in occasione dell’iscrizione o di eventuali richieste di iscrizione al fine di usufruire dei servizi offerti dalla scuola solo nell’ambito delle finalità istituzionali relative all’istruzione e alla formazione degli alunni e quelle amministrative ad esse strumentali, così come definite dalla normativa vigente.
TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Il Titolare del trattamento è Rome University of Fine Arts, in persona del legale rappresentante, domiciliato presso la sede legale di Via Giuseppe Gioachino Belli, 86 – 00193 – Roma (Italia) (di seguito, “RUFA” o “Titolare del Trattamento”).
Il Titolare del Trattamento fa parte di un gruppo di società (“Plena Education SPA”), il quale progetta ed eroga formazione nei settori business ed education.
1. TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI
Il Titolare del Trattamento raccoglie e tratta i seguenti dati personali riferiti all’Interessato:
a) Dati anagrafici, quali a titolo esemplificativo nome, cognome, data di nascita dell’Interessato;
b) Dati di contatto, quali a titolo esemplificativo indirizzo di residenza, domicilio, e-mail, telefono dell’Interessato;
c) Dati CV, quali informazioni inerenti alla carriera professionale, le esperienze lavorative, le attività di formazione, nonché ogni e qualsivoglia ulteriore informazione che l’Interessato possa inserire nel suo CV.
nel prosieguo i “Dati Personali”.
2. FINALITÀ, BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO E NATURA DEL CONFERIMENTO
I Dati Personali forniti dall’Interessato verranno utilizzati esclusivamente per le seguenti finalità:
a) RUFA tratterà i Dati Personali degli Interessati per consentire loro di fruire dei servizi offerti e delle attività correlate, in particolare:
– per gestire il rapporto con lo Interessato organizzando il complesso delle attività di formazione, di supporto alla didattica e di accertamento delle competenze acquisite, tramite esami e test intermedi di verifica, nonché tramite prova finale;
– per gestire l’accesso e la fruizione dei servizi informatici e verificarne la funzionalità e il corretto utilizzo (salvo quanto previsto al paragrafo e) in relazione ai Servizi Cloud con riferimento all’uso dei sistemi di fornitori basati in paesi non-UE);
– per gestire dal punto di vista amministrativo, contabile e fiscale il rapporto con lo Interessato;
– per gestire la partecipazione dello Interessato alle attività didattiche, extra-curriculari organizzate da RUFA;
– per comunicare con lo Interessato, attraverso i recapiti indicati dallo stesso, con riferimento alle attività didattiche di RUFA;
– per promuovere e gestire iniziative di placement.
La base giuridica del trattamento dei Dati Personali per il perseguimento di dette finalità è l’esecuzione del contratto di cui lo Interessato è parte, l’esecuzione del servizio richiesto dallo Interessato e la corretta gestione delle prestazioni ad esso correlate. Il conferimento dei dati è obbligatorio. Il mancato conferimento comporta l’impossibilità per gli Interessati di usufruire delle attività relative all’istruzione e alla formazione offerte da RUFA.
b) RUFA tratterà i Dati Personali degli Interessati per adempiere agli obblighi legali di RUFA ovvero esecuzione di specifici compiti derivanti dalla legge, da un regolamento o dalla normativa, nazionale ed europea, quali a titolo esemplificativo obblighi in relazione all’assegnazione ed erogazione delle borse di studio. La base giuridica del trattamento dei Dati Personali è l’adempimento di un obbligo di legge.
c) RUFA tratterà i Dati Personali degli Interessati, al fine di contattarli per l’invio di informazioni, tramite e-mail, sui corsi offerti e per i quali hanno mostrato interesse o sui corsi analoghi a quelli già frequentati o acquistati. La base giuridica del trattamento è il legittimo interesse di RUFA a dar corso alle comunicazioni finalizzate a informare l’Interessato sulla propria offerta didattica oppure di dar seguito alle richieste di informazioni pervenute al fine di mantenere e rafforzare le relazioni umane e professionali instaurate con gli Interessati. Legittimo interesse che non pregiudica i diritti e le libertà degli Interessati in quanto trova il suo rispettivo bilanciamento nell’interesse e nella ragionevole aspettativa degli Interessati a ricevere informazioni sui corsi offerti da RUFA e ad ottenere un costante supporto da RUFA.
d) RUFA tratterà i Dati Personali degli Interessati, per finalità promozionali, commerciali e di marketing: i Dati Personali potranno essere utilizzati, sia con modalità telematiche (quali sms, e-mail, ecc.) che con modalità analogiche (quali posta, telefono), anche per a) invio/comunicazione da parte del Titolare del Trattamento di materiale pubblicitario, informativo, promozionale su nuovi prodotti/servizi di offerta didattica di RUFA e/o di altre società del Gruppo Plena Education SPA; b) vendita diretta e/o collocamento da parte del Titolare del Trattamento di prodotti/servizi, agevolazioni e promozioni del Titolare del Trattamento e/o di altre società del Gruppo Plena Education SPA, nonché di società terze, mediante differenti canali di vendita o società terze incaricate; c) verifica del grado di soddisfazione della qualità del prodotto/servizio erogato, studi e ricerche statistiche e di mercato, direttamente o tramite società specializzate, mediante interviste o altri mezzi di rilevazione. La base giuridica di tale trattamento è il consenso dell’Interessato. Il conferimento dei dati è facoltativo. La mancata autorizzazione al loro trattamento, pur non impedendo in alcun modo la fruizione dei servizi offerti da RUFA, potrebbe non consentire agli Interessati di fruire pienamente dei vantaggi che offriamo alla nostra community attraverso informazioni di natura pubblicitaria, commerciale, e di marketing.
e) Al fine di garantire la migliore esperienza didattica, RUFA metterà a disposizione degli Interessati una suite di servizi cloud, inclusa la posta elettronica e servizi di memorizzazione in cloud, erogati da terzi basati negli Stati Uniti (“Servizi Cloud”). I Dati Personali degli Interessati potranno pertanto essere comunicati alle società che gestiscono i suddetti Servizi Cloud, esclusivamente sulla base del consenso esplicito dello Interessato, il quale costituisce la base giuridica di tale trattamento. Resta in ogni caso inteso che i Servizi Cloud sono disciplinati. La mancata autorizzazione non consentirà allo Interessato di attivare i Servizi Cloud.
f) RUFA tratterà i Dati Personali degli Interessati al fine di mantenere la sicurezza delle strutture informatiche, dei dispositivi e dei file a cui hanno accesso gli Interessati. La base giuridica di tale trattamento è il legittimo interesse di RUFA a migliorare e creare un ambiente informatico sicuro per gli Interessati, anche nel rispetto delle regole di comportamento descritte all’interno delle IT Regulations, già sottoscritte dallo Interessato e pubblicate al seguente link. Legittimo interesse che non pregiudica i diritti e le libertà degli Interessatiin quanto trova il suo rispettivo bilanciamento nell’interesse degli Interessatia beneficiare delle strutture informatiche e dei device e nella ragionevole aspettativa di quest’ultimi a che tale servizio sia erogato nei loro confronti.
g) RUFA tratterà i Dati Personali degli Interessati, per far valer o difendere un diritto in giudizio. La base giuridica del trattamento dei Dati Personali è il legittimo interesse del titolare o di terzi ed espressione di un diritto costituzionalmente garantito.
3. PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI
I Il Titolare del Trattamento intende conservare i Dati Personali per un arco di tempo non superiore a quello necessario per il conseguimento delle finalità per i quali sono stati raccolti e trattati.
Per le finalità di cui al punto a) del paragrafo 2, i Dati Personali trattati saranno conservati per un periodo di 10 anni dalla cessazione del contratto nell’ambito del quale i trattamenti sopraindicati sono effettuati, conformemente a quanto previsto dalla normativa in materia di prescrizione.
Per le finalità di cui al punto b) del paragrafo 2, i Dati Personali trattati per l’adempimento degli obblighi di legge saranno trattati per tutto il tempo necessario previsto dalle normative di legge a cui RUFA deve attenersi.
Per le finalità di cui al punto c) del paragrafo 2, I Dati Personali saranno conservati per un periodo di [12 mesi] dal primo contatto a fini informativi trasmesso all’Interessato, prorogabili di successivi periodi di [12 mesi] laddove l’Interessato dia un riscontro positivo alla comunicazione, che decorrono dal momento dell’avvenuto riscontro dell’Interessato, fatto salvo l’eventuale opt-out dell’Interessato tramite link in calce alle e-mail di comunicazione.
Per le finalità di cui al punto d) del paragrafo 2, i Dati Personali saranno conservati per un periodo di tempo non superiore a 24 mesi dal rilascio del consenso da parte dell’Interessato allo svolgimento di detto trattamento.
Per le finalità di cui al punto e) del paragrafo 2, i Dati Personali saranno conservati per il solo tempo strettamente necessario a conseguire le finalità per cui sono stati raccolti e, in ogni caso, non oltre la cessazione del rapporto didattico con lo Interessato. La fruizione dei Servizi Cloud è soggetta ai termini di utilizzo e alla privacy policy della società che li eroga. Resta inteso che decorsi 30 giorni dal termine dei corsi cui lo Interessato è iscritto, il relativo account sarà cancellato.
Per le finalità di cui al punto f) e g) del paragrafo 2, i Dati Personali trattati per mantenere la sicurezza delle strutture informatiche e per l’esercizio del diritto di difesa saranno conservati per il tempo necessario al conseguimento di dette finalità e secondo quanto previsto dalle norme in materia di prescrizione.
4. CATEGORIE DI SOGGETTI DESTINATARI DEI DATI
I Dati Personali potranno essere comunicati, nei limiti strettamente pertinenti agli obblighi, ai compiti ed alle finalità di cui sopra e nel rispetto della normativa vigente in materia, alle seguenti categorie di soggetti:
a) Dipendenti e i collaboratori di RUFA che ne abbiano necessità per offrire agli Interessati i servizi richiesti e limitatamente alle sole informazioni a ciò strumentali e connesse;
b) Persone fisiche e/o giuridiche esterne che forniscono servizi strumentali alle attività del Titolare del Trattamento per le finalità di cui al precedente paragrafo 2, e che sono quindi coinvolti nell’organizzazione delle attività di RUFA;
c) Soggetti a cui tale comunicazione deve essere effettuata al fine di adempiere o per esigere l’adempimento di specifici obblighi previsti da leggi, da regolamenti e/o dalla normativa nazionale e comunitaria.
I soggetti appartenenti alle categorie suddette svolgono la funzione di responsabile del trattamento dei dati, oppure operano in totale autonomia come distinti titolari del trattamento. L’elenco di eventuali responsabili è costantemente aggiornato e disponibile presso la sede del Titolare del Trattamento.
Si evidenzia che per esigenze aziendali e amministrative, alcuni Dati Personali potranno essere comunicati a società appartenenti al medesimo Gruppo Plena Education SPA societario del Titolare, ciò in linea con il Considerando n. 48 GDPR in base al quale “I titolari del trattamento facenti parte di un gruppo imprenditoriale o di enti collegati a un organismo centrale possono avere un interesse legittimo a trasmettere dati personali all’interno del gruppo imprenditoriale a fini amministrativi interni, compreso il trattamento di dati personali dei clienti […]”.
Salvo quanto sopra previsto, i Dati Personali non saranno oggetto di diffusione a terzi. Ogni ulteriore comunicazione o diffusione avverrà solo previo esplicito consenso dell’Interessato.
5. TRASFERIMENTO DI DATI PERSONALI VERSO PAESI TERZI
Il trattamento dei Dati Personali sarà effettuato presso le sedi di RUFA e i Dati Personali degli Interessati saranno conservati presso server e/o archivi siti all’interno dell’Unione Europea oppure in Paesi che danno garanzie adeguate di tutela dei dati personali di cui all’art. 46 del GDPR.
Ai fini dell’attivazione dei Servizi Cloud, messi a disposizione da RUFA, i Dati Personali degli Interessati saranno comunicati ai fornitori dei rispettivi servizi, situati negli Stati Uniti D’America. Riteniamo opportuno precisare che l’attuale livello di protezione dei dati previsto dalla legislazione statunitense non è equivalente a quello garantito dalla normativa europea (e in particolare dal GDPR), in considerazione dei programmi di sorveglianza che non garantiscono adeguate tutele per gli utenti europei. In tale caso, pertanto, il trasferimento di Dati all’estero avverrà previa raccolta del consenso esplicito ed informato dello Interessato.
6. DIRITTI DELL’INTERESSATO
L’ Interessato, è titolare dei diritti conferiti dal GDPR ai sensi degli artt. 12-23 del GDPR. In particolare, gli Interessati hanno il diritto di chiedere e ottenere, in qualunque momento: (i) l’accesso ai propri Dati Personali; (ii) informazioni sul trattamento effettuato, (iii) la rettifica e/o l’aggiornamento dei Dati Personali, (iv) la cancellazione dei Dati Personali, (v) la limitazione del trattamento, (vi) di esercitare il diritto di opporsi al trattamento, (vii) la portabilità dei Dati Personali (cioè ricevere i Dati Personali in un formato strutturato di uso comune, leggibile da dispositivi automatici), (viii) di esercitare il diritto di revoca del proprio consenso al trattamento dei Dati Personali, ove questo assurga a base giuridica per la specifica finalità per la quale il trattamento è posto in essere (ciò, in ogni caso, non pregiudicherà la liceità dei trattamenti effettuati sulla base del consenso reso prima della revoca), e, infine, (ix) di proporre reclamo a un’autorità preposta alla tutela dei dati personali (in Italia: il Garante per la Protezione dei Dati Personali).
I diritti di cui sopra potranno essere esercitati in ogni momento, mediante semplice richiesta al Titolare del Trattamento, da trasmettere:
• All’indirizzo e-mail privacy@unirufa.it
Per altre informazioni o chiarimenti sui diritti menzionati, è possibile contattare RUFA ai medesimi recapiti.
Informativa aggiornata in data 13 febbraio 2023
Accettando la privacy policy e navigando il sito l’Interessato acconsente al trattamento dei propri Dati Personali per le finalità di cui al paragrafo 2 lettera d), ovvero per l’invio di comunicazioni commerciali, promozionali e di marketing via e-mail o telefono relative ai prodotti e servizi del Titolare del Trattamento, nonché relative ai prodotti e servizi della rete di altre società del Gruppo Plena Education SPA.
L’Interessato acconsente al trattamento dei propri Dati Personali per le finalità di cui al paragrafo 2 lettera e), ossia al trasferimento dei propri Dati Personali alle società che gestiscono i Servizi Cloud (quali posta elettronica, servizi di memorizzazione, etc.) basati negli Stati Uniti D’America.